Gmailのアーカイブって何?活用場面や使い方について解説




 

Gmailを利用中の方に質問です。

 

ロボ太
「アーカイブ」という機能はご存知ですか?

 

Gmailを触ってると、操作ミスでメールが消えた!ゴミ箱にもない!っていうことがありますよね。

 

 

これがアーカイブの機能になります。「じゃあ、結局アーカイブはどういう活用方法ができるの?」という疑問も多いと思いますので、分かりやすく解説していきますね。

 

Gmailのアーカイブとは

 

ロボ太
一般的なアーカイブの意味は、「重要記録を保存・記録する場所」のことを指します。

Gmaiでのアーカイブも同じイメージで、「メールを別の場所に保存しておく」というような機能になります。実際にアーカイブを行うと「受信メール」から「すべてのメール」へメール自体が移動になります。ですので、メールが消えた!ゴミ箱にもない!という事象が発生してしまうんです!

 

アーカイブの活用方法

では、アーカイブはどんな時に利用できる機能なんでしょうか?正直なところ、フォルダを分けるだけであれば大したことありません。

 

ロボ太
アーカイブは、「メール自体は削除せずに受信トレイを整理したい時」に力を発揮します。

 

1日に何十~何百というメールが届く方からすると、本当に大事なメールを見失う可能性があるので受信トレイを常に整理しておきたいですよね。ビジネスマンがモノを探している時間は年間150時間と言われています。1日に換算すると約25分間、何かを探していることになるんですね。

 

ロボ太
整理・整頓って大事ですよね。

 

また、内容を確認する必要もないメールは削除すればいいですが、「あとで時間が出来た時に読みたいな」って思った時にもアーカイブは活用できます。但し、1つ注意点があります。アーカイブ専用のフォルダというのは存在しませんので、検索窓から検索をする必要があります。

 

★ポイント!
検索欄に「-in:spam -in:trash -is:sent -in:drafts -in:inbox 」を入力

 

これを入力することで、アーカイブになっているメールのみを表示してくれます。

 

ロボ太
★この作業は面倒ですね…

 

個人的にはあくまでも受信トレイの整理を目的として利用することをオススメします。

 

アーカイブとゴミ箱の違い

アーカイブとゴミ箱の違いは、「メールが削除されるかどうか」です。アーカイブは受信トレイから除外する・逃がすような使い方なので「すべてのメール」には表示されます。ゴミ箱、つまりメールを削除した場合は、「すべてのメール」からも削除されてしまうので、メールを見返したりすることができないようになっています。

 

★補足

とりあえず残しておこうというメール ⇒ アーカイブ

今後も必要のないメール ⇒ ゴミ箱

 

このような使い分けをしてみると良いでしょう!

 

アーカイブの使い方

では実際にメールをアーカイブする時の方法をお伝えしていきます。とても簡単です。

 

PCでの操作

Gmailでメールを開いて、左上のアーカイブボタンを押すだけです。

 

 

一括で複数のメールをアーカイブしたい時は、Gmailのメール一覧画面でアーカイブしたいメールにチェックをいれて、アーカイブボタンを押すだけです。

 

 

iPhone・スマホ(Gmailアプリ)での操作

Gmailアプリでの操作も簡単です。ちなみにGmailアプリとはこれです。Gmailを開いて、アーカイブしたいメールの上で右スワイプをするだけです。ちなみに左スワイプでも同じです。

 

 

一括で複数のメールをアーカイブしたい時は、Gmailのメール一覧画面でアーカイブしたいメールにチェックをいれて、アーカイブボタンを押すだけです。PCと同じ作業ですね。

 

 

iPhoneの独自メーラーでの操作

iPhoneの独自メーラーとはこれです。ここでも操作は同じです。メールを開いて、下部の真ん中のアーカイブボタンを押すだけで完了です。

 

 

一括で複数のメールをアーカイブしたい時は、Gmailのメール一覧画面でアーカイブしたいメールにチェックをいれて、アーカイブボタンを押すだけです。

 

 

大体どれでも同じ作業ですので、非常に簡単です。ただ、簡単すぎるがために操作ミスが多いです。私もよくやってしまいます。もし、操作ミスをした場合は「すべてのメール」を見るようにしてくださいね!

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ロボ太
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