ウェブで出欠確認やアンケートを簡単に作成できる！Googleフォームのメリットや使い方とは？

大学や会社に属していると大勢の人と調整をすることがありますよね。社内アンケートやイベントの出欠などなど…回答を集計するのって意外と大変です。

 

そこでとても活躍するサービスが『Googleフォーム』です。今回はGoogleのサービスである『Googleフォーム』についてメリットや使い方などをご紹介したいと思います。

 

Googleフォームとは

Googleフォームとはウェブ上で簡単に作成・活用できる情報収集ツールです。情報収集ツールというとイメージしにくいですよね。分かりやすく言い換えると、アンケートのようなものです。Googleのアカウントを保有していれば無料で利用することができるので、わざわざお金をかけることなく簡単に利用できるのが特長です。

 

Googleフォームの活用事例

“Googleファームはアンケートだけでなく、幅広い場面で活躍します。

 

こちらの質問に対して回答頂ける内容であれば、何でも対応が可能です。

 

Googleフォームのメリット

Googleフォームのメリットは3つです。

 

パソコンが苦手という方でも簡単に作れてしまうのは大きなメリットです。また、回答結果も自動で集計をしてくれますので、回答結果をわざわざ入力する必要がありません。

 

上の画像のように手間がかからずに結果をまとめることができると、かなりの時間削減になるので非常にありがたいですね！Googleフォームの使い方は次からご紹介していきます。

 

Googleフォームの使い方【フォーム作成方法】

Googleフォームは通常のアプリの場所には無く、Googleドライブ経由で作成する必要があります。

 

【手順１】Googleドライブへ移動する

 

【手順２】Googleドライブの「新規」から「その他」→「Googleフォーム」を選択

 

【手順３】Googleフォームの「タイトル」を付ける

 

【手順４】質問を作成する

 

まずは質問のタイトルを付けます。性別・住まい・年齢など何でも大丈夫です。タイトルを付けた後は回答の選択肢を作成してあげます。例えば『あなたの性別は？』の場合はこんな感じです。

 

ちなみに回答の方法は「質問のタイトルの横」の選択ボックスで変更することができます。

チェックボックス以外に、プルダウン・記述式・日付などはよく使う項目だと思いますので覚えておきましょう。

 

【手順５】どんどん質問を追加していく

1つ目の質問が完成すれば、右の「＋」アイコンをクリックして質問を追加していきます。あとは同じ要領で質問と選択肢を作成していくだけでフォームは完成です。

 

【手順６】完成したフォームを送信する

すべて質問や回答の選択肢を入力した後は、右上の「送信」をクリックします。

 

【手順７】送信するメール内容を編集する

「送信」を押した後はメール送信時の細かい設定だけ必要です。「メールアドレスを収集する」にチェックを入れておくと、どのメールアドレスに送られて回答されたかも収集してくれるので、抜けが無くて便利です。

 

あとは「送信先・件名・本文」に入力する内容を決めて、「送信」をクリックすればフォームの送信が完了します。ちなみに送られてきたフォームはこんな感じです。

 

いつものメールと違うと分かりやすいので、アンケートとして認識してくれやすいです。これであとは回答を待つだけです。めっちゃ簡単ですよね！！

 

Googleフォームの使い方【回答結果の確認方法】

フォームを送信して完了ではありません。フォームの回答結果を確認する必要があるので、回答結果の確認方法もご紹介していきます。

 

【手順１】Googleドライブから回答結果を確認したいGoogleフォームを選択

すでに作成・送信したフォームをGoogleドライブから開きます。

 

【手順２】フォームの「回答」タブを確認する

 

フォームを開いて「回答」タブを選択すれば、回答された結果が集約されています。質問毎の回答結果が分かりやすく表示されているので、会議などの発表時でもそのまま使うことも可能です。

 

質問によって自動で集計方法が変動するので、円グラフや横棒グラフなど様々な形で分析結果が表示されます。

 

もちろん、記述式で回答したものもグラフ以外で集約されますので安心してくださいね。ちなみに回答結果をGoogleスプレッドシートやCSVファイルで出力することも可能です。

 

Googleスプレッドシートへ回答結果を出力する方法

出力したいフォームの「回答」タブの中のGoogleスプレッドシートのアイコンをクリックするだけで、回答結果を作成してくれます。この場合、グラフなどは出力されずに回答結果だけが出力されますのでご注意を。

 

CSVファイルへ回答結果を出力する方法

Googleスプレッドシートへの出力方法と同じく、出力したいフォームの「回答」タブで「丸3つのアイコン」をクリックし、「回答をダウンロード」を選べば完了です。

 

まとめ

Googleフォームはネット環境があればPCでなくてもスマホやタブレットでも回答することができます。スマホでも見れることで回答率は非常に高くできるので、Googleフォームはオススメです。

 

無料なので是非一度試してみてはいかがでしょうか！